Cách bảo quản tài liệu khi chuyển văn phòng an toàn

Bạn đang có ý định chuyển văn phòng làm việc của mình sang một địa điểm mới vì một lý do nào đó. Khi đó sẽ có rất nhiều việc phải chuẩn bị và thực hiện. Ngoài việc chuyển đồ đạc, bàn ghế, máy móc, thiết bị thì một thứ quan trong khác cần phải quan tâm đặc biệt đó chính là tài liệu, giấy tờ, sổ sách công ty. Hãy cùng tìm hiểu cách bảo quản tài liệu khi chuyển văn phòng cùng Kiến Vàng sau đây để có được sự chuẩn bị và tiến hành nhanh nhất, hiệu quả.

Bước 1: Phân loại hồ sơ

Công ty bạn lưu trữ rất nhiều hồ sơ liên quan đến công việc, việc làm ăn như hồ sơ nhân viên, các bản hợp đồng quan trọng, tài liệu, chứng từ, thông tin khách hàng,,, Hãy phân loại chúng theo tính chất quan trọng và sự cần thiết của hồ sơ, không nên dồn tất cả tài liều, hồ sơ vào nhau, sẽ làm bạn khó khăn khi tìm kiếm, sắp xếp lại ở văn phòng mới.

Những hồ sơ lưu trữ lâu năm, ít quan trọng, ít khi dùng nên sắp xếp riêng. Những hồ sơ dùng nhiều  và ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất của công ty nên xếp chúng lại một bên và ghi chú cẩn thận. Tài liệu chung của công ty, tài liệu liên quan đến khách hàng, đối tác, các hợp đồng phải phân loại riêng và note lại. Nhờ đó bạn kiểm soát được hồ sơ của công ty trong quá trình vận chuyển và kiểm kê, tránh mất mát hay bỏ hồ sơ ở lại.

Bước 2: Đóng gói hồ sơ

Sau khi hồ sơ, tài liệu, giấy tờ được phân loại rõ ràng, bắt đầu đóng gói hồ sơ thật cẩn thận. Vì hồ sơ mang tính chất quan trọng nên bạn dùng nilon bao bọc bên ngoài để tránh bị thấm nước. Sau đó chọn thùng carton phù hợp với kích thước của hồ sơ. Tài liệu rồi cho vào thùng, dùng băng keo dán kín thùng lại.

Không nên chọn thùng carton quá nhỏ để đóng gói vì có thể sẽ làm tài liệu, giấy tờ bị nhàu nát sau khi chuyển đến văn phòng mới. Cũng không nên dùng thùng cỡ to rồi nhét tất cả vào để tiết kiệm công đóng gói sẽ khiến hồ sơ bị lộn xộn, không đảm bảo an toàn và ảnh hưởng trực tiếp đến công ty.

Bước 3: Đánh dấu thùng hồ sơ

Việc đánh giấu thùng hồ sơ khá quan trọng để tránh nhầm lẫn, cũng như tiết kiệm được thời gian sắp xếp lại bên văn phòng mới. Sau khi đóng gói xong bạn nên chuẩn bị sẵn bút dạ, băng dính, giấy trắng để đánh dấu từng thùng đựng hồ sơ và dán vào mặt ngoài của thùng. Nên ghi chú cẩn thận, tên, loại hồ sơ, hồ sơ nào cần thiết, hồ sơ nào không dùng đến, hồ sơ nào quan trọng. Việc ghi chú giúp bạn giúp bạn kiểm soát chính xác số lượng thùng hồ sơ chuyển đi, nắm được hồ sơ nào nằm ở vị trí nào. Khi chuyển đến văn phòng mới thì việc sắp xếp trở nên đơn giản và dễ dàng hơn rất nhiều giúp bạn tiết kiệm khá nhiều thì gian để làm công việc khác.

DỊCH VỤ CHUYỂN NHÀ, CHUYỂN VĂN PHÒNG TRỌN GÓI KIẾN VÀNG

  •  Chuyển nhà – Văn phòng – Kho bãi,…theo yêu cầu của Khách hàng.
  •  Chuyển nhà trọn gói bao gồm: Phương tiện – Nhân công vận chuyển, tháo lắp, hoàn thiện từ A đến Z  cho quý khách hàng.
  •  Khách hàng có nhu cầu Chuyển nhà trọn gói – Chuyển văn phòng vui lòng gọi hotline, chúng tôi tư vấn 24/7